Голосовая почта - одно из классических приложений компьютерной телефонии.
Основная цель создание такой системы - позволить звонящему абоненту оставить
голосовое сообщение для конкретного абонента в случае его отсутствия или
занятости его внутренней линии. Фактически представляет собой большое
количество персональных автоответчиков. Однако в отличие от простого
персонального автоответчика, голосовая почта имеет ряд преимуществ.
А именно позволяет обращаться с полученным сообщением, так же как с
бумажными документами: копировать, сохранять, пересылать другим абонентам,
при необходимости дополняя его своим комментарием.
Первое, с чем сталкивается человек, позвонивший в Ваш офис, - это именно голосовая почта.
Задача современной системы голосовой почты - не только выполнение
стандартных действий с сообщениями, но и обработка входящего телефонного
звонка в соответствии с заданным и специфичным для каждой организации сценарием.
Такие задачи, как "входное" приветствие, автоинформатор, донабор до конкретного
внутреннего номера абонента в ответ на приглашение автоматического секретаря,
информирование клиентов о новинках и о ценах, заказ прейскуранта на факс,
контроль за исполнением размещенного заказа и т.п., - стали типовыми для
нового поколения систем голосовой почты. К тому же звонящий знает, что Вы
точно получите сообщение, система не может позабыть вас проинформировать.
Выгоды от использования Voicemail просты и очевидны:
увеличение эффективности и качества обслуживания клиентов,
уменьшение пропущенных телефонных контактов сотрудников с клиентами,
обеспечение круглосуточного доступа к информации о компании и ее продуктах и услугах,
улучшение взаимодействия между сотрудниками.
Принцип работы VoiceMail
На Ваш внутренний номер поступает входящий звонок. В это время Вы
отсутствуете на рабочем месте или заняты другим важным телефонным разговором.
Станция автоматически переводит звонок на Систему голосовой почты,
позвонивший абонент слышит краткое индивидуальное приветствие абонента и
просьбу оставить сообщение, например: "Иванов Иван. К сожалению, в настоящий
момент я не могу ответить на Ваш звонок. Пожалуйста, оставьте мне сообщение".
Оставленное сообщение попадает в индивидуальный почтовый ящик абонента,
а система оповещает получателя о поступлении нового сообщения в его почтовый
ящик характерным сигналом при поднятии трубки телефонного аппарата или в
случае наличия системного аппарата дополнительно "включая" соответствующий
индикатор.
Пока Вы заняты, подобных сообщений может накапливаться в почтовом ящике
сколько угодно много. Ограничением является только размер доступной памяти
на жестком диске компьютера.
Но вот Вы освободились или пришли на рабочее место и обнаружили,
что в вашем почтовом ящике находятся новые сообщения.
Процедура прослушивания сообщений предельно проста.
Вы набираете специально выделенный номер голосовой почты,
при необходимости вводите пароль и попадаете на Систему,
которая в ответ сообщает Вам о количестве поступивших новых сообщений,
общем количестве сообщений и предлагает прослушать их,
дополнительно информируя о дате и времени поступления.
При необходимости, любое сообщение может быть прослушано повторно,
удалено, сохранено или отправлено другому абоненту в его почтовый ящик
вместе с дополнительными речевыми комментариями.
Заранее позаботившись о системе голосовой почты, Вы будите,
уверены, что все поступающие звонки не будут потеряны.
Система автоматически переадресует все поступающие звонки на
почтовый ящик - это позволит не потерять ни один входящий звонок.
